العمانية – قطعت وزارة النقل والاتصالات شوطاً كبيراً في عملية فرز وثائقها بجميع قطاعات الوزارة المختلفة والتي تتضمن الوثائق المشتركة والخصوصية تنفيذاً للخطة الوطنية لفرز الوثائق العامة بالوحدات الحكومية والتي تشرف عليها هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية.
وقال بشار بن عيسى بن صالح البلوشي مدير دائرة المنظمات والعلاقات الدولية المكلف بتسيير أعمال دائرة الوثائق بوزارة النقل والاتصالات إن فريق عمل فرز الوثائق بالوزارة قام بالإعداد المادي لتنفيذ خطة الفرز والتعرف على الأماكن التي وضعت بها الوثائق كمرحلة أولى بديوان عام الوزارة والمرحلة الثانية بالمحافظات وجمع كل النصوص المتعلقة بتنظيم الوزارة واختصاصات تقسيماتها منذ نشأتها إلى الوقت الحالي، بالإضافة إلى إجراء أعمال الفرز الأولي للوثائق.
وأشار البلوشي إلى أن الفريق يقوم حالياً بتطبيق طريقة الفرز النهائي وفقاً لأحكام جداول مدد استبقاء الوثائق الحالية من خلال ثلاث خطوات وهي القيام بترحيل الوثائق المعدة للحفظ الدائم إلى هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، بالإضافة إلى القيام بأعمال الإتلاف للوثائق المعدة لهذا الغرض بالطريقة القانونية تفاديا لتراكمها بدون جدوى في المخازن إلى جانب فرز الوثائق المبعثرة وتجميعها في ملفات حسب مواضيعها.
وذكر مدير دائرة المنظمات والعلاقات الدولية المكلف بتسيير أعمال دائرة الوثائق بوزارة النقل والاتصالات أن الوزارة قامت في وقت سابق بتأهيل وتدريب الموظفين المختصين بإدارة الوثائق الوسيطة، والشروع في تحويل الوثائق وفق الإجراءات القانونية وفرز وثائق فروع الوزارة بالمحافظات حيث تم تضمين الوثائق المتراكمة بالمخازن في المحافظات مؤكداً بأنه تم الانتهاء من فرز جميع الوثائق في جميع المخازن الخاصة بالدوائر في ديوان عام الوزارة .
الجدير بالذكر أن الوزارة اعتمدت في وقت سابق الأدوات الإجرائية لبناء نظام إدارة الوثائق الخصوصية بالوزارة والذي يعتمد من خلاله جداول مدد استبقاء الوثائق ونظام تصنيفها بعد موافقة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية.
وتتعلق الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق أساسا بإعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها بعد الانتهاء من إعداد القائمة الاسمية للوثائق الخصوصية بالوزارة.
وتمثل الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق بذلك الركيزة الأساسية لبناء نظام عصري وحديث وفق أحدث المواصفات والمقاييس العالمية المعتمدة في هذا المجال حيث يقوم على تسجيل الوثائق وتصنيفها وترميزها وفق نظام التصنيف المعد لهذا الغرض وذلك لتمييزها وتيسير الرجوع إليها.
كما يمكن بناء وتطبيق هذا النظام من معالجة الوثائق منذ نشأتها وعبر المراحل التي تمر بها وهو ما سيساعد في تقنين جميع عمليات الاتلاف والتحويل والترحيل للوثائق من جهة واحترام مدد استبقائها من جهة أخرى، ويمكن بناء وتطبيق هذا النظام في التقسيمات الإدارية من تنظيم الوثائق جارية الاستعمال وسرعة الوصول إليها وسهولة استرجاعها وتدعيم نجاح العمل الإداري والرفع من مردوديته من ناحية وتحقيق الحفظ السليم للوثائق وأمنها من ناحية أخرى.
