العمانية – اعتمدت وكالة ضمان ائتمان الصادرات العمانية (كريدت عُمان) وهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية اليوم نظام تصنيف وجداول مدد استبقاء الوثائق بمقر كريدت عُمان بمرتفعات المطار.
وقع الاعتماد كل من سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني، رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وعماد بن سعود بن هلال الحارثي القائم بأعمال الرئيس التنفيذي لـكريدت عُمان ويعمل الاعتماد على نظام تصنيف وجداول مدد استبقاء الوثائق بكريدت عمان، حيث تم اعتماد نظام إدارة الوثائق ضمن توجه هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية نحو إرساء نظام عصري لإدارة الوثائق والمحفوظات بالشركات والمؤسسات التي تساهم الحكومة في رأس مالها بما لا يقل عن 25%، وتعد هذه المؤسسات والشركات إحدى اصناف الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات بموجب المرسوم السلطاني رقم 60/2007.
ويهدف الاعتماد لإيجاد الوعي التام لدى المؤسسات والشركات بأهمية التوجه نحو تنظيم وإدارة الوثائق بالآلية المعتمدة في السلطنة التي تبنتها هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية وفق أهم المواصفات والمعايير العالمية منها ISO 15489 المعنية بإدارة الوثائق لما لها من خدمة عالية الجودة في إدارة الوثائق الجارية والوسيطة وتأمين الذاكرة الوطنية.
وتم الانتهاء من مشروع إعداد نظام إدارة الوثائق بعد أن مرت بعدة مراحل آخرها موافقة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية النهائية على هذه الجداول ونظام تصنيفها، تنفيذًا لمقتضيات قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية الصادر بالمرسوم السلطاني رقم 60 /2007، وبالرجوع إلى المادة 18 من قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية فإنَّ الجهة المعنية هي المسؤولة عن وثائقها إلى أن تنتهي حاجتها إليها، وعلى كل جهة بالتنسيق مع الهيئة إعداد وتنفيذ نظام لوثائقها، إذ قامت الهيئة بالتنسيق مع الهياكل المختصة والتقسيمات الإدارية المعنية بوكالة ضمان ائتمان الصادرات العمانية بإعداد قائمة إسمية لأنواع الوثائق والملفات بالوكالة، نتج عنها إنجاز الأدوات الإجرائية والمتمثلة في إعداد جداول مدد استبقاء الوثائق ونظام تصنيفها.
وتعتبر هذه الأدوات الإجرائية الركيزة الأساسية لبناء نظام عصري وحديث وفق أحدث المواصفات والمقاييس العالمية المعتمدة في هذا المجال الذي يقوم على تسجيل الوثائق وتصنيفها وترميزها وفق نظام التصنيف المعد لهذا الغرض وذلك لتمييزها وتيسير الرجوع إليها، كما يمكن بناء وتطبيق هذا النظام في مُعالجة الوثائق منذ نشأتها وعبر المراحل التي تمر بها وهو ما سيساعد في تقنين جميع عمليات الإتلاف والتحويل والترحيل للوثائق من جهة واحترام مدد استبقائها من جهة أخرى.
وبدخول هذا النظام حيز التنفيذ سيعمل القسم وبالتنسيق مع المختصين بالهيئة في تدريب المعنيين على طرق تطبيق مختلف أدوات نظام إدارة الوثائق، ويتمثل التصنيف في وضع طريقة للتعرف بسرعة وبدقة على الملفات ومكوناتها ضمن مجموعة كبيرة من العناصر من خلال تجميعها في مجموعات فرعية حسب أوجه التشابه بينها أو وفقًا لمعايير أخرى وتسند رموز لهذه العناصر تسهل الوصول إليها ويستعمل التصنيف في عدة مجالات، كما ينطبق التصنيف على أنواع الوثائق والملفات الراجعة إلى المؤسسة، فيتم ترتيبها داخل الأقسام وفق طرق وأساليب وقواعد إجرائية مبنية منطقيًا وتدريجيًا في شكل نظام تصنيف.
وباعتماد هذا النظام سيدخل مشروع بناء منظومة عصرية لإدارة الوثائق على مستوى الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات مرحلة جديدة في إطار تطبيق قانون الوثائق والمحفوظات. الجدير بالذكر أنّ عدد الجهات التي اعتمد نظامها بلغ حتى الآن (53) جهة.
