العمانية – وقعت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية اليوم بمقر الهيئة عقد مشروع منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية (وصول)، مع شركة بهوان لتقنية المعلومات، تقوم بموجبه الشركة بتوريد وتطوير وتطبيق ودعم نظام إدارة المستندات والوثائق إلكترونيًا لهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية ولعدد 17 جهة حكومية آخرى.
وقع العقد من جانب الهيئة سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني، رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، فيما وقعتها من جانب الشركة أمل بنت سهيل بهوان، نائب رئيس مجموعة سهيل بهوان.
ويعد مشروع منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية (وصول) أحد أبرز المبادرات والمشاريع الوطنية التي تقودها هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية على مستوى السلطنة، ويضم هذا المشروع في مرحلته الأولى 18 جهة حكومية ستحصل على نظام متكامل لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية الخاصة بها.
ويأتي هذا المشروع كامتداد لجهود هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية الرامية إلى تطوير قطاع الوثائق والمحفوظات في السلطنة وتحويله إلى قطاع عصري يرفد العمل الحكومي ويدعمه، من خلال توفير بيئة آمنة ومثالية لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية.
وقال سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني، رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، إن هذا المشروع يشكل مرحلة نوعية وانتقالية في قطاع الوثائق والمحفوظات من خلال تحويله إلى قطاع عصري وحديث وفق أفضل الممارسات العالمية المعمول بها في هذا المجال وبما يتوافق مع الإجراءات والتشريعات المعمول بها في السلطنة.
وأضاف سعادته قائلا : كون هذا المشروع هو مرحلة انتقالية لقطاع الوثائق والمحفوظات نحو الجانب الإلكتروني، فإن مخرجات المشروع لم تقتصر على النظام الإلكتروني حيث انبثقت عدة مبادرات من هذا المشروع أبرزها إيجاد السياسات وأدلة الإجراءات التي تنظم إدارة الوثائق الإلكترونية وفق أفضل الممارسات المعمول ووفق ما يخدم بيئة العمل الحكومي ويتواءم مع مختلف القوانين والتشريعات في السلطنة، بالإضافة إلى تدشين المركز الوطني للاختبار الذي يهدف إلى فحص وإجازة الأنظمة الخاصة بإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية التي يتم تسويقها أو تطويرها محلياً لضمان توافقها مع المعايير التي حددتها الهيئة في هذا الجانب .
من جانبها قالت أمل بنت سهيل بهوان نائب رئيس مجموعة سهيل بهوان إن مشروع منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية في مرحلته الأولى يضم 18 جهة حكومية وهذا يمثل منصة إلكترونية لمزيد من الوحدات للانضمام الى هذا المشروع للتواصل السلس بين الوحدات الحكومية .وأضافت إن تنفيذ هذا المشروع ياتي بالشراكة مع شركة نيوجن وهي شركة عالمية رائدة في مجال توفير الحلول لنظام إدارة المستندات والوثائق إلكترونيًا .
وسيحقق مشروع منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية (وصول) جملة من الأهداف قصيرة وطويلة الأمد بما يخدم المؤسسات الحكومية ويساعدها في إدارة وثائقها والمحتوى الذي تملكه وحمايته بأفضل طريقة ممكنة، من خلال الخصائص المتنوعة التي ستمكن المستخدمين في المؤسسة من التعامل مع الوثائق والمحتوى الإلكتروني بطريقة سلسة وبكفاءة عالية في حفظ الوثائق واسترجاعها والبحث عنها عند الضرورة.
ومن أبرز وأهم الخصائص المميزة لهذا النظام التي ستساهم بشكل كبير في خفض التكاليف للمؤسسات الحكومية هي إمكانية تبادل المرسلات بين مختلف الوحدات الحكومية المشمولة بالمرحلة الأولى لهذا المشروع إلكترونيًا عبر النظام بشكل مباشر بدون الحاجة إلى طباعة الرسالة وإرسالها ورقياً مما يترتب عليه الكثير من التكاليف للورق والطابعات والأحبار والمراسلين.. وكما هو واضح وجلي فإن نسب المخاطر على المحتوى الإلكتروني في تزايد، ولابد من وجود أنظمة تعمل على حماية هذا المحتوى الإلكتروني وتمنع وصول غير المصرح لهم إليه، ولهذا فإن أحد أهم وأبرز الأهداف التي سيحققها هذا المشروع عبر النظام الإلكتروني الذي سيوفره تعزيز وخدمة الجانب الأمني وضمان أن الأشخاص المخولين فقط بالاطلاع على الوثيقة هم من سيصلون اليها وذلك عبر جملة من الخصائص والمواصفات المرتبطة بإدارة الوثائق والجوانب الأمنية بما يوجد إدارة شاملة وآمنة للمحتوى المعلوماتي الذي تملكه المؤسسة .
ولتحقيق أفضل النتائج فقد عملت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية على ضمان تنفيذ هذا المشروع وفق أفضل التوجهات والممارسات في تنفيذ المشاريع خصوصًا المشاريع الكبيرة مثل هذا المشروع، كما عملت الهيئة بالتعاون والشراكة مع هيئة تنقية المعلومات على تنفيذ هذا المشروع بشكل سحابي عبر استضافته في السحابة الحكومية في هيئة تقنية المعلومات، وسيعزز هذا التوجه كفاءة إدارة النظام كما سيخفض التكاليف التشغيلية على المدى البعيد.
